Шаблон за график на смени в Excel — безплатен модел и честните му граници
Добрият Excel шаблон за график е таблица: редове — служители, колони — дни от месеца, във всяка клетка смяна (например 08:00–16:00) или код за отсъствие (О — отпуск, Б — болничен). Отдолу — ред с дневни часове и сбор за месеца на човек, до него — колона със седмични сборове за проверка на 40-часовата норма (чл. 136 КТ). Това стига за екип от 2–3 души с прости смени. Границата идва с растежа: Excel не проверява 12-часовата междудневна почивка (чл. 152 КТ), не брои нощните часове отделно, не трие припокриващи се смени при одобрен отпуск и не прави Форма 76 — всяка проверка е ръчна, а грешка в една клетка се разнася по целия месец.
Какво съдържа смисленият шаблон
Имена × дни, кодове за смени и отсъствия, седмични и месечни сборове часове, отделен сбор на нощните часове (22:00–06:00, чл. 140, ал. 2 КТ), коментарен ред за замени. Един файл на месец, заключен за минали месеци — иначе някой „оправя“ стар график и ведомостта спира да съвпада.
Къде Excel губи — с числа
Екип 8 души, месец 30 дни: 240 клетки за проверка. Ръчна проверка за 12 часа почивка между всяка вечерна и сутрешна смяна е ~60 проверки — около час работа, всяка седмица. Една пропусната дава смяна 23:00–08:00: 9 часа почивка вместо 12 — нарушение, което излиза чак при проверка от Инспекцията по труда.
Честното правило
До 3 души с еднакви смени — Excel е напълно достатъчен и безплатен. Над 3 души, нощни смени, отпуски и замени — времето за ръчни проверки надвишава цената на инструмент. ЕГН-та в споделени таблици са отделен риск — лични данни без контрол на достъпа.
Какво дава готовият инструмент (без маркетинг)
Автоматична проверка за почивките, отделно броене на нощните часове, отпуските освобождават сменете, Форма 76 се изготвя от същите данни. Същите правила от този текст, без ръчните проверки.
Източници: чл. 136, 140, 142, 152 КТ (сверено 26.09.2026).