Форма 76 — как да я попълните и защо за нея няма безплатна програма

Какво всъщност е Форма 76

Месечната присъствена форма (табел), в която работодателят отчита за всеки служител и всеки календарен ден дали се е явил на работа и колко часа е отработил, или защо е отсъствал — отпуск, болничен, майчинство, неплатен отпуск, самоотлъчка. Редовете са служителите, колоните — дните от месеца, а във всяка клетка се слага код и брой часове.

Попълва я работодателят — обикновено управителят, счетоводителят или лицето по персонала. Подписва се и се съхранява при ведомостите за заплати. Важно и често объркано: това не е декларация към НАП или НОИ. Нищо не се „подава“ никъде, документът остава във фирмата.

Оттам идват двете причини да я държите точна. Първо, тя е основата, върху която се начисляват заплатите — нощният труд, празничните дни и извънредните часове се смятат върху нея. Второ, тя е документът, който показвате при проверка от Инспекцията по труда.

Кодовете, които се слагат в клетките

Кодовете по-долу са фирмена практика, а не държавен стандарт — в нормативен акт няма таблица, която да ги назовава. Поради това в две фирми може да видите различни букви за едно и също. Уговорете ги веднъж и ги спазвайте.

Кой я изготвя и кой я подписва

Изготвя я лицето, което води присъствията. Подписват се изготвил, проверил и утвърдил — управителят. При електронен график е добра практика разпечатката да се подписва и от изготвил, и от управител: подписът е доказателството, че таблицата е проверена, а не просто отпечатана.

Връзка със заплатите и проверките

Отработените дни и часове от Форма 76 влизат директно във ведомостта: нощен труд, празнични дни и извънредни часове се смятат върху тях. При несъответствие между график, Форма 76 и декларация обр. 1 и 6 възникват въпроси от Инспекцията по труда и НАП.

Защо за нея няма програма, която да я генерира

Защото тя не е документ към държавата. Декларациите към НАП имат програми, с които се подават, а Форма 76 няма такъв документ, който да се подава. Тя е вътрешен документ на фирмата и никой друг не я проверява предварително — проверката идва после, при инспекция. Оттам и разговорът, който тази страница води.

Затова и файловете, които предлагат „Форма 76 безплатно“, са празни таблици с клетки за дни и редове. Те са полезни само ако вече имате часовете отнякъде. Ако нямате — таблицата не ги създава, тя само ги пренарежда.

Какво е ръчно, когато графикът е в Excel

Ръчно е всичко между графика и подписаната таблица. Служителят е бил на работа — това трябва да се превърне в код Р и брой часове. Човек е болен три дни — това е код Б, но само за тези три клетки, а смените му трябва да са покрити и отбелязани при друг. Някой е сменил смяна в петък вечерта — това е разлика между две версии на графика, а Форма 76 трябва да показва реалната.

Във всяка от тези стъпки формулата, която трябва да се пренапише във всяка клетка, е една и съща. Грешката не е в отделната клетка, а в това, че никой не е проверил дали сумата от редовете съвпада с ведомостта за същия месец.

Какво е вградено в Shiftly

Shiftly изготвя Форма 76 от вече публикувания график и от отпуските — без да я пренаписвате по редове. Неплатеният отпуск, болничният и самоотлъчката влизат оттам, където вече са записани, а покриващите смени влизат в графика като нови записи. Изходът е CSV за Excel и разпечатка за подпис.

Често задавани въпроси